Sťahovanie kancelárie vie byť z času na čas príjemnou vzpruhou. Nové priestory, nový začiatok, príležitosť poupratovať a spraviť poriadok na miestach a v dokumentoch, na ktoré už dlhý čas padal prach. To všetko vie opätovne naštartovať podnikanie a dodať mu ten správny impulz. Zaspomínate si pri tom na všetko, čo ste doteraz zažili, na vaše zlomové okamžiky v doterajšej kariére. Možno si dokonca spomeniete aj na niektoré staré ciele, ktoré sa vám stále nepodarilo splniť, pričom teraz by na to mohol byť ten správny čas.
Ako sa však presťahovať bez toho, aby to pocítili klienti a sťahovanie trvalo celé veky? Neviete? Tak potom sú nasledujúce riadky určené práve pre vás.
1: Naplánujte si to
Nie, nemusíte robiť stostranový podrobný elaborát, kde si rozpíšete sťahovanie krok za krokom. Stačí aj to, ak si ešte v predstihu aspoň heslovito poznamenáte jednotlivé kroky vášho sťahovania, čo všetko chcete so sebou zobrať a na čo by ste nemali zabudnúť. Chvíľka sústredenia, k tomu papier a pero, týchto pár vecí vie robiť zázraky a hlavne ušetriť kopu námahy.
2: Začnite odzadu
Čo tým myslíme? Zjednodušene povedané to, čo zbalíte ako prvé, vybalíte ako posledné. Keď sa už raz pustíte do balenia, začnite najprv s vecami, ktoré budete potrebovať neskôr – pár týždňov po presťahovaní vašej kancelárie. Pomôcť vám pri tom môžu BOKSi boxy, do ktorých vložíte tieto veci a označíte ich etiketou „Vybaliť neskôr“ (samonalepovacie etikety na označenie boxov nájdete TU). Následne zbaľte veci, bez ktorých sa viete bezprostredne po presťahovaní zaobísť, ale po pár dňoch ich už budete potrebovať. Boxy s nimi označte etiketou „Vybaliť skôr“. A konečne ako posledné, napríklad deň pred sťahovaním, zbaľte do boxov všetko bez čoho sa vaša každodenná prevádzka nezaobíde. Tieto boxy označte etiketou „Vybaliť hneď“. Jednoduché delenie vecí podľa ich dôležitosti vám ušetrí celé hodiny zmäteného hľadania a prehrabánia sa v krabiciach.
3: Svedomito si vyberte nutné veci
Čo skutočne potrebujete v boxe „Vybaliť hneď“, aby mohla vaša kancelária po presťahovaní opäť začať fungovať? Alebo ešte lepšie, čo všetko vlastne treba skutočne presťahovať? Myslite na to, že čím menej toho bude, tým rýchlejšie samotné sťahovanie prebehne a vaša kancelária bude opäť plne prevádzkyschopná. Určite nezabudnite na veci ako počítač, tlačiareň, papier do tlačiarne, perá, zápisníky, zložky s údajmi o klientoch, zošívačka (plus náplne), lepiaca páska a nožničky. Konečný zoznam však závisí len a len na vás.
4: Nechajte si dostatok času
Po presťahovaní do nových priestorov budete potrebovať určitý čas na vybalenie vecí. A preto, ak je to možné, skúste si naplánovať aspoň týždeň alebo dva po presťahovaní ako obdobie, počas ktorého bude váš biznis v jemnom útlme. Sťahovanie vie byť aj napriek všetkým pozitívam, ktoré v končenom dôsledku prinesie, celkom stresujúce a ak si k tomu ešte pribalíte stres z nedostatku času a potreby vybaliť všetko v čo najkratšom čase, určite to nebude prínosom.
5: Dajte vedieť zákazníkom
Dajte vašim zákazníkom aj mesiac vopred vedieť, že sa budete sťahovať. Takáto informácia vie byť veľmi nápomocná. Ak ich súčasne upozorníte, že v určitom termíne alebo čase počas sťahovania budete úplne nedostupný (či telefón alebo e-mail), budú sa na to vedieť vopred pripraviť. Ak vás aj budú nutne potrebovať, ale nebudú môcť zastihnúť, stretnete sa s väčším porozumením.
6: Záloha je kľúčové slovo
Nezabudnite si vopred zálohovať všetky kľúčové dokumenty na externý harddisk alebo cloudovú službu. Nikdy neviete, čo sa môže počas presunu stať a vedomie, že máte všetko pekne zálohované vám bez pochyby dodá pokoj na duši. Ak sa chcete posunúť ešte o stupienok vyššie, zdigitalizujte (zoskenujte) si pred sťahovaním aj všetky vaše kľúčové papierové dokumenty a rovnako ich zálohujte. Ak však na to nemáte chuť alebo čas, majte aspoň box s týmito dokumentmi počas sťahovania stále pod dohľadom.
7: Zapíšte si nové kontaktné údaje
Nová adresa, možno nová pevná linka, pri sťahovaní potrebujete myslieť na množstvo vecí a taká maličkosť ako vaše nové kontaktné údaje môže ľahko vyšumieť z hlavy. Najjednoduchšie riešenie je zapísať si ich a mať ich na papieriku stále pri sebe, v peňaženke alebo pripojené k vášmu počítaču, alebo zapísané v telefóne, aby boli stále po ruke.
8: Navrhnite si vašu novú pracovňu
Skúste si pred tým než sa presťahujete porovnať rozmery vašej novej kancelárie a nábytku, ktorý už máte a chcete si ho zobrať so sebou. Pokúste sa nábytok rozmiestniť, myslite pri tom na možnosť prístupu k oknu, k zásuvkám alebo radiátorom a rozhodnite sa, kde čo bude. Po presťahovaní však ešte nevybaľujte všetky boxy, ale skúste sa najprv s novým priestorom zžiť. Možno po pár dňoch zistíte, že rozmiestnenie nábytku vám úplne nevyhovuje a radšej ho ešte kde tu popresúvate. Až keď budete s výsledkom spokojný, vybaľte aj posledný box.
Energia nového a čerstvo usporiadaného pracoviska vie byť skvelá a veľakrát vleje do žíl nový elán. Užívajte si to! Kým sa tam ale dostanete, myslite nato, že trochu flexibility a dobrá nálada vám celý proces sťahovania zaručene pomôžu zvládnuť ešte o kúsok lepšie. Držíme palce.
